Kathryn recently wrote to KGRE and explained a little more about AusAID 
'keeping an eye on' the work of their projects in Indonesia.

'Visiting projects is an important part of monitoring Australia's bilateral development cooperation program with Indonesia. Project visits allow face-to-face discussions with people involved in running the project ('implementers') and, most importantly, people who the project is designed to help (project 'beneficiaries'). Project implementers and beneficiaries are often asked about their experience with the project, any lessons they  have learned and identified strengths and weaknesses. For example, some questions that may be asked are "what activities did you find useful and would you like more of?" and "what activities do not meet your needs?"

The information gathered is used to find out whether the project is meeting its objectives and if any improvements can be made to increase the project's quality and impact.  AusAID monitoring visits can be both formal or informal. A more formal visit is usually in the form of a project 'review'. Project reviews often involve external experts who provide an independent assessment on project progress. These reviews can take several weeks and involve discussions with many beneficiaries to understand project progress from a range of different perspectives. Formal reviews are used to identify any issues that may impact on the achievement of the project's objectives. Reviews can also identify new activities and whether there is a need to continue support in a particular area.

Monitoring projects is also undertaken internally by the project implementer. This is done by seeking regular feedback from beneficiaries to make sure that the project is meeting their needs. This can be done through surveys, workshops and site visits. This is used to continually improve the project during implementation'.

Kathryn Elliott bekerja untuk AusAID di Canberra. Dia menjadi Program Officer di Departemen Indonesia dan mengurus program bantuan bilateral Indonesia, khususnya masalah-masalah pengembangan sumber daya manusia. Sebagai bagian dari perannya sekarang ini, ia telah bekerja dengan program Beasiswa Pengembangan Australia, Proyek Pelatihan Khusus Indonesia-Australia (IASTP) dan juga Pekerja Sukarela Internasional Australia. (AVI).

AusAID sering mengirim orang-orang dari Australia untuk mengunjungi proyek-proyek dan kegiatan-kegiatan AusAID di Indonesia untuk melihat apa yang mereka kerjakan dan begaimana mereka mengerjakannya. Dia khususnya tertarik pada jaringan KGRE Connection Club dan para anggota kelompok-kelompok ini. Ia juga senang sekali melihat langsung kegiatan KGRE dengan guru-guru Bahasa Inggris dan perkumpulan-perkumpulan guru, diadakannya lokakarya-lokakarya guru Bahasa Inggris KGRE dan penggunaan Kang Guru Radio English di kelas.

Sebagai bagian dari kunjungannya KGRE memperkenalkannya kepada Connection Clubs dan anggota-anggotanya, guru-guru dan kelompok-kelompok guru termasuk orang-orang yang merupakan bagian dari ‘keluarga’ KGRE di Indonesia. Contohnya, di bawah ini apa kata Kathryn tentang kunjungannya dengan KG Connection Clubs di Sulawesi Selatan.

‘Hal-hal yang paling mengesankan saya adalah besarnya antusiasme dan minat yang dimiliki orang-orang di Indonesia dalam membaca majalah dan materi dari Kang Guru Radio English, serta mendengarkan program radionya. Banyak guru yang kami ajak bicara mengatakan bahwa sulit sekali mendapatkan informasi dan materi yang bagus untuk pengajaran mereka. Guru-guru Bahasa Inggris menjelaskan bahwa ketika mereka mangajar tata bahasa, siswa mereka menjadi gelisah dan merasa bosan, tetapi ketika mereka menggunakan materi-materi Kang Guru Radio English, para siswa menjadi senang dan bersemangat. Materinya interaktif dan mereka melakukan kegiatan yang menyenangkan dan hal ini membangkitkan minat para siswa dalam belajar. Jadi kelihatannya ini adalah cara yang benar-benar bagus untuk mempromosikan Bahasa Inggris kepada para siswa di kelas.’

Kathryn sangat memuji pertemuan-pertemuan yang ia adakan dengan Kang Guru Connection Clubs di Sulawesi Selatan.

‘Kelompok Perintis (the Pioneer Club) mengadakan pertemuan setiap hari Minggu di Benteng Rotterdam dan mereka duduk di luar dan memperkenalkan anggota-anggota yang baru bergabung dengan kelompok itu. Kira-kira ada empat sampai lima anggota baru pada hari kami mengunjungi mereka. Kegiatannya amat menyenangkan karena anggota-anggota lain harus bertanya kepada anggota-anggota baru itu tentang mengapa mereka mau belajar Bahasa Inggris, minat mereka, apa harapan mereka untuk masa depan dan juga percakapan yang menyenangkan tentang apa saja.’

‘Dan pada sore hari kami beralih ke Kelompok Forum Terbaik (Best Forum Club) yang merupakan KG Connection Club yang sangat aktif di SMK 1. Kunjungan ke kelompok ini bermanfaat sekali karena ada beberapa kelompok dari tingkat-tingkat yang berbeda yang bergabung dengan kelompok itu. Jadi ada kelompok dari tingkat SMK tetapi ada juga yang dari universitas dan yang tidak bekerja yang sedang mencari pekerjaan. Anggota-anggota MAKES Club, connection club lain di Makasar, juga hadir pada waktu itu.’

Kathryn, Val dan Dan juga mengadakan kunjungan sehari penuh ke Wajo untuk melawat KG Lovers Club yang dipimpin oleh Pak Muksin.

‘Kunjungan itu khusunya menarik karena kami dapat melihat bagaimana materi-materi Kang Guru English digunakan sebagai hadiah untuk diberikan kepada para siswa tingkat SD. Kami menyaksikan sebuah kompetisi Bahasa Inggris yang cukup menyenangkan. Mereka harus menyusun kata-kata, mengisi teka-teki silang dan sebagainya. Menyenangkan sekali.’

Val Haugen, penasehat Pengembangan Pendidikan dan Masyarakat dari Sydney, juga ikut mengadakan perjalanan dengan Kathryn. Mereka berdua memperhatikan KGRE dan kegiatan-kegiatan KGRE dan dalam waktu dekat ini Anda akan melihat beberapa gagasan yang bagus sekali dari mereka diterapkan di KGRE di Indonesia.

Baru-baru ini Kathryn menulis kepada KGRE dan menjelaskan bahwa AusAID ‘mengamati’ pekerjaan proyek-proyek mereka di Indonesia.

‘Mengunjungi proyek-proyek adalah salah satu bagian penting dalam memonitor program kerja sama pengembangan bilateral Australia dengan Indonesia. Kunjungan proyek memungkinkan adanya diskusi tatap-muka dengan orang-orang yang terlibat dalam menjalankan proyek (para pelaksana) dan, yang paling penting, pihak yang diuntungkan. Para pelaksana dan pihak yang diuntungkan proyek sering ditanya tentang pengalaman mereka dengan proyek itu, pelajaran apa saja yang telah mereka dapatkan dan apa kelebihan dan kekurangannya. Contohnya, beberapa pertanyaan yang diajukan adalah "Kegiatan apa yang menurut Anda berguna dan apakah Anda berharap dapat melakukannya lebih banyak lagi?" dan "Kegiatan apa yang tidak memenuhi kebutuhan Anda?"

Informasi yang dikumpulkan digunakan untuk mengetahui apakah proyek tersebut mencapai tujuan-tujuannya dan apakah perkembangan dapat dibuat untuk meningkatkan mutu dan dampak positifnya. Kunjungan-kunjungan pengawasan AusAID dapat bersifat resmi atau tidak. Kunjungan yang lebih resmi biasanya berbentuk ‘ulasan’ proyek. Ulasan proyek sering melibatkan para ahli dari luar yang memberikan penilaian yang independen terhadap kemajuan proyek. Ulasan ini dapat memakan waktu beberapa minggu dan melibatkan diskusi dengan banyak pihak yang diuntungkan untuk memahami kemajuan proyek dari berbagai sudut pandang yang berbeda. Ulasan resmi biasanya dilakukan untuk menemukan masalah-masalah yang dapat mempengaruhi tercapainya tujuan proyek tersebut. Suatu ulasan juga dapat melahirkan kegiatan-kegiatan baru dan apakah suatu dukungan di daerah tertentu perlu dilanjutkan.

Pengawasan proyek juga ditangani secara internal oleh pelaksana proyek. Hal ini dilakukan dengan meminta umpan balik secara berkala dari para pihak yang diuntungkan untuk memastikan bahwa proyek itu memenuhi kebutuhan mereka. Ini dapat dilakukan melalui survey, lokakarya dan kunjungan ke lokasi, untuk terus mengembangkan proyek tersebut selama pelaksanaannya.